Digitaler Check-In

Der digitale Meldeschein im Hotel - die rechtskonforme Lösung

von Selina Strobel | 04.02.2020 | Lesedauer: 6 Minuten


Der elektronische Meldeschein kann mit dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz III seit Anfang des Jahres im Hotel eingesetzt werden. Wir erklären Ihnen, wie eine rechtskonforme und technisch sichere Lösung aussehen kann. Die Antwort liefert die Strong Customer Authentication, kurz SCA. Über diese Methode kann der digitale Prozess gesetzeskonform abgewickelt werden, bei den Gästen ist dafür lediglich der Besitz einer Kreditkarte nötig. Der digitale Meldeschein kann so entweder über das eigene Endgerät des Gastes oder über ein Tablet bzw. Kiosk an der Rezeption durchgeführt werden. Bei beiden Optionen wird der Gast gemäß des Bürokratieentlastungsgesetzes III über das 2 Faktor Verfahren (Strong Customer Authentication) sicher identifiziert.

 

Rechtskonforme digitale Authentifizierung des Gastes

Hierbei wird das selbe Verfahren, wie bei einem Online-Einkauf angewendet. Der Besitz der Kreditkarte des Gastes gilt als erster Faktor, das Wissen des zugehörigen Passwortes beziehungsweise die Bestätigung der Transaktion über ein TAN-Verfahren als zweiter Faktor der starken Kundenauthentifizierung. Die Bestätigung der Transaktion durch eine TAN ist nur gültig über eine entsprechende App des Kreditinstitutes - in dieser App erhält der Gast nach Angabe seiner Kreditkartendaten entweder eine entsprechende TAN oder er Bestätigt die Transaktion per Klick in der App. Die Kreditkarte wird während des Vorganges nicht belastet, sondern dient ausschließlich zur Authentifizierung des Gastes. Da das Verfahren für den Onlinehandel üblich ist, ist diese Art der Authentifizierung für eine breite Anzahl Ihrer Gäste gut umsetzbar.

In der Praxis läuft das dann so ab, dass der Gast alle Daten für den Meldeschein bei der Ankunft im Hotel über ein Tablet an der Rezeption oder sein eigenes Smartphone ausfüllt. Am Ende wird er gebeten seine Kreditkartendaten anzugeben (1. Faktor der Authentifizierung: Besitz der Kreditkarte). Die Bestätigung erfolgt dann über eine Abfrage des Passwortes der Kreditkarte oder über das TAN-Verfahren der Kreditkarte (2. Faktor der Authentifizierung: Wissen des Passwortes bzw. der TAN) und der Prozess ist abgeschlossen. Die Daten werden als PDF abgespeichert und können bei einem Behördenbesuch schnell und einfach vom Hotelpersonal abgerufen werden. 

 

Digitaler Meldeschein mit einfacher digitaler Unterschrift

Alternativ können Sie über CODE2ORDER zusätzlich die einfache digitale Unterschrift anstatt der rechtskonformen Authentifizierung anbieten. Dies greift in den Fällen, in denen eine rechtskonforme Authentifizierung des Gastes nicht möglich ist (keine Kreditkarte vorhanden bzw. kein TAN-Verfahren möglich) oder der Gast eine Authentifizierung über seine Kreditkarte nicht möchte. In diesen Fällen wird automatisch die einfache digitale Unterschrift abgefragt.

Gäste, die kein Smartphone besitzen, können die Daten für den Meldeschein direkt über ein Tablet an der Rezeption eingeben und mit einer einfachen digitalen Unterschrift bestätigen.



Der rechtskonforme digitale Meldeschein im Einsatz: Fazit und Empfehlung für die Praxis 

Eine Kombination aus der rechtskonformen Authentifizierung und der einfachen digitalen Unterschrift der Gäste stellt unserer Meinung nach unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage die beste Lösung dar. Wenn alle Voraussetzungen für eine rechtskonforme Authentifizierung beim Gast vorhanden sind und der Gast dieser Authentifizierung zustimmt, kann der Meldeschein rechtskonform digital abgewickelt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, kann eine einfache digitale Unterschrift vom Gast verlangt werden. So wird ein lückenloser digitaler Prozess gewährleistet. Außerdem kann über unsere Lösung das Hotel selbst einstellen, zu welchem Zeitpunkt diese Art der Unterschrift abgegeben werden kann, wie zum Beispiel am Tag der Anreise. Wir haben damit eine rechtskonforme Möglichkeit geschaffen, den Meldeschein vollständig zu digitalisieren.



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