Prozessautomatisierung

3 Tipps, wie Sie mit den richtigen Lösungen Kosten sparen und Prozesse im Hotelalltag automatisieren

von Selina Strobel | 12.03.2020 | Lesedauer: 4 Minuten



Digitale Lösungen sind nur dann sinnvoll, wenn sie Sie an den richtigen Stellen im Hotelalltag unterstützen und administrative, wiederkehrende Arbeiten abnehmen. Richtig eingesetzt kann durch die geeigneten Lösungen der Alltag im Hotel effizienter gestaltet werden - das heißt für Sie endlich wieder etwas Luft, um Gäste noch besser persönlich betreuen zu können. Außerdem bleiben Sie mit einer schlanken Kostenstruktur und digitalen automatisierten Prozessen flexibel und auf etwaige Umsatzschwankungen besser vorbereitet.

Prozesse optimieren, automatisieren und vereinfachen - hört sich nach einer großen Aufgabe an, kann aber einfacher sein als Sie jetzt vielleicht denken. Wir haben 3 Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen das Thema anzugehen und Ihnen zeigen, was die richtigen digitalen Lösungen, an der richtigen Stelle eingesetzt, wirklich bewirken können.

 

Check-in Prozess mit dem digitalen Meldeschein automatisieren

Alle Daten, die für den Check-in notwendig sind, können Hotelgäste vorher ausfüllen. Mitarbeiter müssen nicht mehr selbst die Daten eingeben. So werden Prozesse automatisiert und das Personal an der Rezeption entlastet. Ein digitaler Prozess für den Check-in bietet enorm viel Potential für Einsparungen. Die Kostenstruktur kann somit optimiert und das Personal zu Stoßzeiten an der Rezeption entlastet werden. Die Zettelwirtschaft gehört der Vergangenheit an und Sie können immer 100% nachvollziehen wann welcher Meldeschein ausgefüllt wurde. Die Meldescheine werden automatisiert abgelegt und können bei Bedarf in Sekundenschnelle wieder gefunden werden. Wie eine rechtskonforme Lösung für den digitalen Meldeschein aussehen kann, erfahren Sie hier

Die Implementierung der richtigen Lösungen wird sich für Sie langfristig in jedem Fall auszahlen - mit automatisierten, digitalen Prozessen schaffen Sie jetzt die richtige Struktur, bleiben auch in Zukunft bei Umsatzeinbußen flexibel und können langfristig den persönlichen Service optimieren.

 

Automatisierte Prozesse für die Gästekommunikation per E-Mail

Wie informiert man die Gäste am besten über alle anstehenden Events, Ausflugsmöglichkeiten oder auch wichtige Infos, wie Check-in Zeiten oder Frühstückszeiten? Oftmals bleibt alles am Personal an der Rezeption hängen. Die Fülle an Informationen kann aber häufig nicht in einem kurzen Zeitraum wiedergegeben werden. Eine digitale Gästemappe hilft hier, um die Gäste bereits direkt nach der Buchung abzuholen und mit allen wichtigen Infos zu versorgen. Der persönliche Service bei der Ankunft wird unterstützt und die Gäste können sich individuell auf den Aufenthalt vorbereiten. Gäste erhalten nach der Buchung direkt eine automatisiert versendete E-Mail mit Link zur digitalen Gästemappe.

E-Mails können in verschiedenen Sprachen angelegt werden und selbst angepasst und formatiert werden im eigenen Hoteldesign. Hotelgäste haben bereits vor der Ankunft Zugriff auf wichtige Informationen (die in der digitalen Gästemappe gepflegt werden - mit nur einem Klick in der E-Mail gelangen die Gäste an die richtigen Infos). Sie können zusätzlich definieren, welche Infos vor, während und nach dem Aufenthalt für den Gast verfügbar sein sollen. Das einfache Handling erleichtert den Alltag, da die E-Mails einfach nachverfolgt werden können und man immer den Überblick behält, aber selbst nicht für jeden Gast einzeln E-Mails versenden muss. Ein automatisierter Prozess für die Gästekommunikation per E-Mail und digitaler Gästemappe erleichtert den Hotelalltag ungemein und bietet eine optimale Lösung für kleine wie große Hotelbetriebe.

 

Verknüpfung der digitalen Gästemappe mit einem internen Kommunikationstool

Die Verknüpfung der digitalen Gästemappe mit einem internen Kommunikationstool (wie bspw. hotelkit) ist sinnvoll, da hierdurch viele kleine Prozesse, wie das Housekeeping, Reparaturaufträge und Gästewünsche automatisiert abgewickelt werden können. Das Hotelpersonal ist immer auf dem aktuellen Informationsstand und die vielen Telefonate und der Informationsverlust gehören der Vergangenheit an. Die täglichen Aufgaben können besser nachvollzogen werden, man weiß genau wer was gemacht hat. Aufgaben werden somit automatisiert und schneller erledigt. Insgesamt wird die Effizienz gesteigert, für mehr Struktur gesorgt und letzten Endes die Mitarbeiter entlastet. Auch hier besteht also ein großes Potential für Sie, langfristig Ihre Kostenstruktur zu verbessern und Ihre Gesamtkosten im Prozess zu senken.

 

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